Современный офис: как повысить эффективность общих пространств
Облик рабочих мест в последние годы претерпевает огромные изменения. Немалую роль в этом играет увеличение количества сотрудников, работающих удаленно, а также появление новых моделей компаний, стремящихся к культуре общности и открытости. Изучение рабочего процесса для поиска новых возможностей увеличения эффективности использования рабочих пространств и снижения операционных издержек позволяет взглянуть на повседневную деятельность компаний с новой стороны.
Как правило, в течение рабочего дня мы не находимся исключительно за своим рабочим столом: часть дня уходит на встречи вне офиса, часть – на обсуждение проектов или отчетные собрания в общих пространствах офиса, часть времени занята сосредоточенной индивидуальной работой. Время за рабочим столом может составлять всего 45% рабочего времени. При планировании офисного пространства важно принимать во внимание все типы деятельности, оставляя часть пространства для концентрации и фокуса, в то же время создавая условия для совместной работы.
Как планировка офиса, так и применяемые в нем технологии и мебель могут повлиять на работу, упростив (или, напротив, усложнив) взаимодействие с клиентами и коллегами из других филиалов.
Общие пространства офиса
К общим пространствам можно отнести большие переговорные, острова – открытые зоны для коротких встреч, конференц-залы, зоны проектной работы в гибких офисах и др. Эти помещения и зоны могут использовать как различные команды и отделы одной компании, так и несколько компаний, расположенных по соседству в одном бизнес-центре. В любой из этих ситуаций ключ к успеху – в грамотном планировании использования общего пространства.
Преимущества использования общих зон
Компании нередко испытывают трудности при поиске подходящего сотрудника. При этом комфорт в офисе – один из факторов, влияющих на выбор соискателей. Более 75% из них обращают внимание на внешний вид офиса при поиске компании для работы.
Общие пространства - неотъемлемый атрибут офисов с концепцией Human-centered design, особенно популярных среди бирюзовых организаций. В таких офисах пространство ориентировано на деятельность сотрудников, и для разных задач предусмотрены различные пространства. Общие офисные пространства, спроектированные с учетом типа деятельности, сокращают время, необходимое сотрудникам для того, чтобы приспособиться к рабочему месту, и создают оптимальные условия для выполнения рабочих задач, повышая продуктивность сотрудников и эффективность работы компании.
Также в подобных офисах учтен фактор физического комфорта – ведь условия в офисе оказывают огромное влияние на благополучие и продуктивность. Такие параметры, как температура, освещение, качество воздуха в помещениях, уровень шума – все это влияет на нашу продуктивность. Если человек находится вне зоны комфорта, его мысли сосредоточены не на работе, а на том, что вызывает его дискомфорт.
Инновационные офисы, рассчитанные на комфортную и эффективную работу, отражают современный подход компании и становятся дополнительным конкурентным преимуществом в борьбе за высококвалифицированных соискателей.
Недостатки общего офисного пространства
При создании общих пространств в офисе важно помнить о балансе. Если все рабочие места в офисе сделать незакрепленными, сотрудники могут тратить значительное количество времени на поиск свободного стола. Избыток зон open space может привести к снижению мотивации сотрудников, увеличению количества больничных и падению продуктивности. Более 85% работающих в open space сотрудников отмечают, что шум мешает их работе, а 50% - что подобная планировка заставляет их постоянно отвлекаться. Не менее важно и освещение – в таких зонах часто не хватает естественного света, что сильно сказывается на их продуктивности.
Сотрудники нередко жалуются на недостаток переговорных комнат. Так, по данным исследования Nowy Styl Group, дефицит таких зон становится проблемой для 26,5% сотрудников компаний. В то же время, создание большого числа переговорных может быть не нужно компании. В действительности, таких помещений может оказаться даже слишком много – проблема может заключаться в отсутствии удобных инструментов бронирования.
Технические решения для роста эффективности рабочих пространств.
Решения для управления резервированием помещений.
Самая часто возникающая проблема в использовании общих пространств – график из использования. Без применения оборудования для бронирования практически невозможно содержать в актуальном состоянии календарь использования конференц-залов и переговорных или других комнат. Тем не менее, правильное оборудование может отслеживать и показывать доступность переговорных комнат и даже в реальном времени выводить данные о потенциальных неполадках оборудования и программного обеспечения комнат.
Автоматизация оповещения о неполадках позволяет устранять их сразу после возникновения. Это процесс очевидно экономит время ремонта, но также он уменьшает количество случаев, когда вы, ваши коллеги или клиенты вынуждены ожидать необходимое для проведения переговоров или совещания оборудование.
Для стартапов, как и для давно находящихся на рынке компаний, «магия» общего офисного пространства скорее произойдет при использовании правильного оборудования для комнат переговоров.
Можно максимизировать использование офисного пространства и в случаях, когда вы делите офис с партнерами – если партнеры в офисе, помещения используются как стандартные кабинеты, а если нет – помещения превращаются в свободные для бронирования переговорные.
Составление тепловых карт офиса до этапа строительства или реконструкции офиса покажет фактическое использование существующего пространства и поможет учесть потребности компании.
Использование в общих зонах и на свободных для бронирования рабочих столах датчиков.
Инфракрасные датчики присутствия, в отличие от датчиков движения, фиксируют даже очень мелкие движения. Интеграция датчиков в систему управления офисными помещениями обеспечивает автоматическое поступление актуальных данных об используемых и свободных зонах, помещениях, рабочих местах. Если вам нужна тихая комната для звонка клиенту или в последний момент возникла необходимость в помещении для проведения презентации, датчики могут заполнить дашборд информацией о текущем использовании помещений, чтобы показать вам, где свободно место.
Повышенная безопасность здания.
Другой проблемой общих пространств является безопасность. От обеспечения контроля доступа к определенным зонам офиса до защиты файлов на общих серверах и входа в здание, требуется тщательное планирование для обеспечения должного уровня безопасности. Набирает популярность использование смартфонов одновременно с системой распознавания лиц – это решение обеспечивает непрерывный контроль доступа в любую из зон офиса. Эти технологии способны обеспечить свободный вход в определенные зоны офиса, пропустить определенных людей без ключа или карты благодаря системе распознавания лиц, и даже защитить файлы на сервере.
Голосовой контроль.
Использование голосовых помощников в офисном пространстве – не самое очевидное решение. Но как только вы внедрите эту технологию в своем офисе, будете удивлены, как могли работать без нее раньше.
Голосовой помощник поможет управлять шторами, освещением, аудиосистемами офиса, а также дополнит функционал систем для переговорных комнат.
У общих пространств есть свои преимущества, некоторые из которых невероятно важны для бизнеса (кросс-функциональное взаимодействие, к примеру, имеет огромную важность), но также они создают определенные операционные и управленческие сложности. Однако применение современных технологий может направить вас по пути максимально эффективного использования общего пространства.
