Что дает компаниям управление офисным пространством?
В ежегодном опросе арендаторов коммерческой недвижимости CBRE выявили определяющий фактор стратегии управления рабочим пространством. Данные исследования показали, что в первую очередь компании отмечают необходимость привлечения и удержания квалифицированного персонала, во вторую – повышение производительности труда. Оптимизация расходов стала только третьим драйвером изменений офисных пространств.
Такой результат вполне ожидаем, ведь затраты на привлечение нового сотрудника и его обучение в среднем в три раза выше, чем затраты на удержание существующих сотрудников. В борьбе за высококвалифицированный персонал важным фактором служит офисное пространство.
В офисах, где учтены потребности сотрудников, растут их благополучие и вовлеченность в рабочий процесс, что, в свою очередь, положительно сказывается на прибыли, корпоративной культуре и бренде компании.
Хотя в России главным драйвером изменения офисного пространства по-прежнему является снижение расходов на их содержание, появляется все больше компаний, которые рассматривают офис в качестве актива, в который имеет смысл инвестировать.
Способы управления офисным пространством
Существуют различные варианты управления офисными помещениями для их эффективного использования и решения бизнес-задач компании. Оптимальный вариант создания дизайн-стратегии начинается с определения реальных потребностей компании.
Тепловые карты офиса
Использование тепловых карт офиса для определения степени загруженности помещений позволит понять, каких типов помещений недостаточно для решения текущих задач, а какие используются лишь часть рабочего времени. Понимание существующих бизнес-процессов поможет в распределении существующих помещений или в проектировании нового офиса компании. Вы увидите, необходимо ли вам выделить значительную часть офиса под open space или часть площади стоит обустроить для совместной работы команд, дополнительные переговорные или зоны тишины для индивидуальной работы.
Решения для конфиденциальных переговоров
В различных сферах, но, пожалуй, в большей степени для юридических компаний, актуально сохранение конфиденциальности обсуждений. Для решения этой задачи начинают применять такие технологические решения, как комнаты с техникой для генерации «белого шума».
Гибкий офис
Одним из решений, используемых в гибких офисах, являются незакрепленные рабочие места. Сотрудники могут бронировать рабочий стол на то время, что им необходимо – от нескольких минут до нескольких дней, а в то время, что они работают вне офиса, место может использовать другой сотрудник. Для компании это означает экономию на офисных площадях – количество сотрудников может быть до 3 раз больше количества рабочих мест, но для того, чтобы система работала эффективно, необходимо сделать ее удобной для повседневного использования сотрудниками. В этом поможет система бронирования рабочих мест, а также обустройство специальной зоны для хранения личных вещей и документов сотрудников, например, можно использовать именные шкафчики. Обеспечив возможность бронирования рабочих мест со смартфона и систему внутренней навигации в офисе, чтобы можно было найти коллегу или свободное оборудование, вы будете управлять офисным пространством максимально эффективно.
Встроенные в мебель экраны
Еще одним инструментом управления офисным пространством может стать многозадачность помещений. Например, использование встроенных в стол экранов поможет в проведении совещаний по видеоконференцсвязи, оставляя возможность использования стола для текущей работы в остальное время.
Преимущества решения
Управление офисным пространством не только повышает комфорт работы для сотрудников, но и снижает затраты на содержание офиса.
Обустройство рабочих пространств благотворно влияет на сотрудничество внутри команд, инновации, вовлеченность сотрудников в рабочий процесс и их удовлетворенность условиями труда. В то же время, за счет автоматизации работы инженерных систем снижаются затраты на энергоресурсы, бронирование рабочих мест и переговорных комнат ведет к уменьшению общей площади офисных помещений, которые требуются компании, что ведет к оптимизации расходов на их содержание. Кроме того, экономия достигается за счет снижения текучки кадров удержания в компании высококвалифицированных и талантливых сотрудников.
Долю компаний, использующих подобный инновационный подход, оценивают в России в 10%. Основным барьером к применению комплексного подхода к управлению офисом становятся расходы на его обустройство, которые сконцентрированы в первом этапе использования объекта недвижимости. Тем не менее, договоры на аренду коммерческой недвижимости редко заключаются на срок менее 5 лет, так что при пересчете на срок использования помещений становится очевидна выгода от инвестиций в офисные помещения. Кроме того, некоторые технологии «умного офиса» можно внедрять в помещения поэтапно. Разработав концепцию, можно составить план поэтапного внедрения системы, что позволит разделить расходы на ее внедрение.
Чем крупнее компания, тем более актуальным становится для нее вопрос комплексного управления офисным пространством. Для компаний с численностью сотрудников более 300 человек, а также для компаний, планирующих свое развитие хотя бы на 5 лет вперед, инвестиции в офисную среду и создание оптимальных условий работы сотрудников становятся необходимым элементом бизнес-стратегии.