Удаленная работа – новая реальность компаний в 2020

В предыдущие несколько недель, из-за ситуации с коронавирусом, многие крупные компании, включая Microsoft, Amazon и Twitter, рекомендовали своим сотрудникам работать из дома. Также тысячи людей по всему миру остаются в самоизоляции или на карантине для предотвращения распространения болезни. Текущая ситуация в мире выявила сложности, которые стоят перед многими компаниями, которые не привыкли поддерживать удаленную работу или даже выполнять значительную часть своей работы в режиме онлайн. 

Конечно, не в каждой сфере бизнеса возможен полный переход на удаленную работу, но часть функций бэк-офиса можно перевести в удаленный режим даже для отраслей, традиционно требующих присутствия сотрудников на рабочих местах. Нанимателям важно осознавать, что и сотрудники, и компании в данной ситуации столкнулись с общим вызовом и должны найти подходящее решение совместными усилиями. 

Удаленная работа для многих представляется идеальным сценарием, обеспечивающим гармоничный баланс между работой и жизнью. Исследование более 2500 людей, проведенное Buffer в 2019 году, показало, что 99% опрошенных хотят работать из дома по крайней мере часть рабочего времени в течение всей их профессиональной жизни. В реальности же удаленная работа предоставляет как ряд преимуществ для сотрудников и компаний, так и ряд сложностей, которые требуется преодолеть для выстраивания эффективной работы. 

Преимущества удаленной работы

1. Рост продуктивности. Длившееся в течение двух лет исследование Стэнфордского университета выявило значительный рост продуктивности людей, работавших из дома. Сотрудники меньше отвлекаются во время работы, они могут обеспечить себе комфортные лично для них условия в помещении и граничить уровень шума, чего сложно добиться в условиях open space. Даже введение одного дня в месяц удаленной работы ведет к тому, что сотрудники на 24% чаще отмечают рост своей продуктивности и удовлетворенности рабочим местом. 
2. Снижение издержек для компаний. Перевод сотрудников на удаленную работу ведет к значительному сокращению расходов на содержание офиса. К примеру, в 2018 году американские компании сэкономили более 5 миллиардов долларов за счет перевода сотрудников на частично удаленную работу. 
3. Снижение количества больничных и отгулов. В первую очередь, работающие из дома сотрудники меньше болеют, т.к. не подвержены влиянию микробов и вирусов, с которыми сталкиваются сотрудники в офисе. Также они не несут риск заразиться коллегам, если приболели сами. Центры по контролю заболеваний рекомендуют при плохом самочувствии оставаться дома, и работающие удаленно сотрудники опережают эту рекомендацию. 
4. Создание сильной команды. Удаленная работа помогает создавать сильные команды, привлекая сотрудников из других регионов и стран. Миллениалы, к примеру, при поиске работы в большей степени обращают внимание на оплату, гибкий график и локацию. Предложив потенциальным сотрудникам возможность корректировать свой график и работать удаленно хотя бы часть времени, можно добиться конкурентного преимущества и привлечь на работу действительно сильных кандидатов. К тому же, по данным Стэнфордского университета, люди, имеющие возможность иногда работать удаленно, на 50% менее склонны к смене места работы. 
5. Улучшение ментального и физического здоровья сотрудников. Сотрудники, имеющие возможность гибко регулировать свой график, чаще находят время для занятий спортом, правильного питания и в целом отмечают улучшение своего здоровья.
6. Снижение расходов сотрудников. Так как личное присутствие сотрудника в офисе не требуется, появляются дополнительные возможности для экономии. Значительная часть экономии складывается из затрат на транспорт, еду, одежду, услуги нянь для детей. 
7. Положительное влияние на окружающую среду. Использование технологий для удаленной работы команд, в том числе видеоконференцсвязи, снижает отрицательное влияние на экологию. Например, благодаря сокращению числа перелетов и поездок на встречи снижается количество выбросов углекислого газа в атмосферу. Так, эффект, достигнутый компаниями в США в 2017 году, равноценен высадке 91 миллиона деревьев. 
8. Благоприятное влияние на отношения в семье. Гибкий график и удаленная работа помогают найти больше времени для общения с членами семьи. Меньше времени тратится на дорогу – это время можно использовать для заботы о близких. 

Если аргументы в пользу удаленной работы столь убедительны, почему мы не наблюдаем большего роста числа удаленных сотрудников? На данный момент многие из сотрудников, переведенных на удаленную работу, испытывают смешанные чувства по этому поводу. Одно из наиболее часто упоминаемых неудобств, связанных с переводом – обособленность от коллектива и недостаток информации. 

При организации удаленной работы сотрудников требуется обеспечить прозрачность процессов и информированность сотрудников, чтобы исключить «отрезанность» удаленных работников от их коллег, работающих в офисах. 

Технологии и программное обеспечение могут стать ключом к эффективной удаленной работе, но не все инструменты одинаково удобны. Что важно учесть при организации совместной удаленной работы?

• Мобильная техника. Для работы как минимум потребуются смартфон, ноутбук или компьютер и стабильный доступ к сети интернет.  Но этот список может существенно расширяться в зависимости от выполняемых сотрудником задач. Во многих случаях для работы необходимы дополнительные экраны, принтеры, специальное программное обеспечение. 
• Средства виртуальной коммуникации. Виртуальное взаимодействие и средства визуальной коммуникации являются основой успешной рабочей стратегии. Для эффективного обсуждения рабочих задач необходима возможность совершать звонки, отправлять электронные письма. Но все большую популярность набирает работа с применением видеоконференцсвязи и общение в виртуальных комнатах-чатах. Видеоконференцсвязь позволяет не только видеть собеседников, но и настраивать презентации таким образом, чтобы каждый из участников мог при необходимости делиться своими файлами и материалами, обеспечивая полноценное совместное взаимодействие, сопоставимое с встречей лицом к лицу. Чаты компании, например, Slack, помогут решать вопросы в остальное время.
• Средства для совместной работы над проектами. Управление проектами в случае удаленной работы сотрудников может перерасти в большую головную боль, если не использовать (или использовать неэффективно) инструменты для совместной работы. Напротив, если правильно использовать инструменты для совместной работы, стадии и этапы проекта будут наглядны, и работа не потребует личного присутствия каждого из участников на рабочем месте или удушающего микроменеджмента. Наиболее удобные инструменты совместной работы позволяют командам ставить задачи и цели, отслеживать прогресс, вычеркивать завершенную работу и назначать сроки выполнения и ответственных на каждую задачу. Удобными инструментами являются Trello, Asana, Microsoft Teams. 
• Инструменты повышения производительности и вовлеченности сотрудников. Мало кто любит отчеты об эффективности. Они могут казаться необъективными или нечестными. К тому же, оценить прогресс удаленных сотрудников может быть особенно сложно, если подчиненные и начальники не могут взаимодействовать на ежедневной основе. На сегодняшний день эта задача решается с помощью автоматизированных инструментов отслеживания эффективности. Это помогает видеть достигнутый успех, как и зоны, требующие улучшения. Лучшие инструменты дают руководителям команд, профессионалам в области HR и руководству компаний обратную связь от сотрудников в режиме реального времени, а также общую картину, помогающую принимать взвешенные решения даже без личных встреч с сотрудниками. Среди популярных инструментов для оценки эффективности работы сотрудников – Trackstar. Для оценки вовлеченности сотрудников применяют Glint. 
• Кибербезопасность. С ростом числа удаленных сотрудников и использования различных облачных платформ стоит позаботиться и о безопасности хранящихся у компании данных, защитив их от кибератак. 

Важно также понимать, что сложности часто возникают не из-за отсутствия необходимых инструментов или средств коммуникации. Скорее проблема лежит в потребности сотрудников оптимизировать рабочие процессы для устранения неэффективных процессов. 

Кроме того, в некоторых случаях требуется личное присутствие сотрудников в офисе. Для того, чтобы рабочее время и пространство офиса использовалось максимально эффективно, следует обеспечить возможность удаленного бронирования рабочих мест и переговорных на определенное время. В этом случае, приехав в офис, сотрудник не будет искать свободное помещение, где он может провести встречу или презентацию для клиента, а сразу отправится в забронированное помещение. Его коллеги при этом будут в курсе, когда помещение освободится, и смогут планировать собственную работу. 

Какие бы инструменты ни выбрала компания для реализации своей стратегии удаленной работы, критически важно настроить IT инфраструктуру компании так, чтобы взаимодействие и работа сотрудников более не была привязана к офису компании и рабочему времени с 9 до 18. 

Удаленная работа обеспечивает сотрудника необходимыми для оптимизации их рабочего времени инструментами. Даже один день в неделю вне офиса может помочь сотрудникам увидеть компанию, в которой они работают, в новом свете. С правильными инструментами, они будут чувствовать себя информированными и эффективными, и компания продолжит работу в нормальном режиме в любых внешних обстоятельствах.