Гибкий офис

Инвестируя средства в организацию офиса, компании рассчитывают, что он прослужит им в течение нескольких лет. Но реальность такова, что организации развиваются, а пространство остается неизменным, уже не справляясь с возложенными на него задачами. 

Все больше сотрудников компаний значительную часть дня проводят вне офиса. Кто-то работает удаленно, кто-то часто бывает на встречах и переговорах. В итоге около 30% рабочих мест в стандартных офисах пустуют в течение дня. 

Это стало одной из причин роста популярности концепции «гибкого офиса» в Западной Европе и Америке, а в последнее время и в России. 
К примеру, компания Phillips, применяющая гибкие системы в своих офисах во всех странах, в год экономит около 28 миллионов евро.

Что же такое «гибкий офис»?

У этого формата офисных пространств есть несколько особенностей. В первую очередь, это отсутствие закрепленных за сотрудниками рабочих мест. Вторая заключается в создании различных функциональных зон, ориентированных на деятельность организации и нужды ее сотрудников. 

Число столов в таких офисах меньше количества работников, но возможность выбора наиболее подходящего в данный момент места позволяет не только эффективнее использовать имеющиеся в распоряжении компании площади, но и повысить эффективность работы сотрудников. 

По данным Oxford Economics, 63% сотрудников говорят, что отсутствие мест, где можно сосредоточиться, негативно сказывается на их производительности, удовлетворенности и самочувствии. Согласно проведенному исследованию, свыше 75% компаний, доход которых вырос более чем на 10%, сообщили, что при планировании мероприятий, направленных на рост финансовых показателей, учитывают дизайн офиса и организацию рабочих пространств.

Зоны в "гибких офисах"

Как правило, «гибкие офисы» объединяют в себе open-space планировки со свободными столами, использовать которые может любой сотрудник, с такими зонами, как
•    Комнаты, создающие возможность сфокусироваться. 
Нередко у сотрудников возникает необходимость сосредоточиться на задаче в тишине и спокойствии, которых не хватает в общих рабочих зонах. В этой ситуации полезны небольшие отдельные кабинеты и тихие зоны офиса.

•    Переговорные комнаты различного размера и оснащения.
Для встреч с клиентами и обсуждения текущих рабочих задач с командой пригодятся переговорные комнаты, вмещающие различное количество людей. 

•    Зоны командной работы
Открытое пространство, создающее оптимальные условия для работы проектных групп.

•    Зоны тишины
В некоторых случаях бывает полезно создание комнат с несколькими столами, предназначенных для работы в тишине. Здесь запрещены телефонные разговоры или обсуждения.

•    Среда для общения
В течение дня работникам важно иметь возможность восстановить энергию, в этом помогают обеденные зоны с комфортной мебелью.

Технологии для "гибких офисов"

В то же время, отсутствие закрепленного рабочего места может оказывать негативное с точки зрения психологии влияние на сотрудников компании. 
Для эффективной работы подобных рабочих зон оптимальным вариантом является применение технологий «умного офиса».

Такие решения, как внутренняя навигация в офисе, возможность поиска и бронирования свободных рабочих мест и переговорных комнат, воспользовавшись мобильным приложением, позволяют использовать «гибкий офис» максимально эффективно. 

Еще одной полезной особенностью для руководства компании станет возможность собирать статистику по занятости помещений, интенсивности использования тех или иных функциональных зон, получая данные в виде таблицы или тепловой карты офиса. 

Возможность быстрого расширения или сокращения пространства исходя из нужд компании – одно из преимуществ гибкого офиса. А данные о текущей ситуации в организации позволят создать дизайн-стратегию для решения бизнес-задач компании.