Заказать консультацию

Управление переговорными

Как повысить эффективность рабочего процесса?

Сотрудники крупных офисов часто сталкиваются с нехваткой переговорных комнат по нескольким причинам:

  • Ложная бронь, когда переговорная занята в календаре и не доступна для бронирования, но по факту в ней никого нет.
  • Процесс бронирования переговорных комнат не отлажен. Например, сотрудники многоэтажных офисов из-за отсутствия актуальной информации под рукой не могут сразу найти переговорную комнату и тратят на поиск лишнее время.

Чтобы оптимизировать использование переговорного пространства, мы внедряем программное обеспечение и интегрируем его с существующей IT-инфраструктурой компании.

Базовый функционал системы управления переговорными комнатами включает в себя:

  • отображение фактического состояния переговорной комнаты: «свободно» или «занято»;
  • автоматический поиск и бронирование свободной переговорной комнаты.

Дополнительный функционал:

  • оформление заявки пропуска для посетителей и гостей;
  • заказ чая и кофе в переговорную.

Систему можно реализовать 2 способами:

  • Установить планшеты перед каждой переговорной комнатой.
  • Предоставить сотрудникам возможность использования системы с мобильного телефона.

Внутренняя навигация

Внутренняя навигация помогает повысить эффективность рабочего процесса и имидж компании в глазах клиентов

Современные тренды в организации рабочего процесса и офисного пространства, такие как проектно-ориентированная работа, мобильные и удаленные рабочие места, офис в стиле Agile, и многое другое приводят к повышенной мобильности сотрудников.

В крупных компаниях с большим офисным пространством это может приводить к затруднениям с поиском коллег, свободного рабочего места или переговорной, необходимого оборудования и много другого. Все это в равной степени касается клиентов и гостей компании, что еще более критично, так как может негативно сказываться на имидже.

Внутренняя навигация помогает повысить эффективность рабочего процесса и имидж компании в глазах клиентов за счет решения следующих задач:

  • Быстрый поиск. Можно быстро находить коллег и сотрудников компании, оборудование (принтеры, плоттеры, общие шредеры и др.), переговорные комнаты, рабочие места и многое другое через поиск в мобильном приложении или в браузере.
  • Навигация. Система отображает местонахождение интересующего объекта на карте офиса и даже может проложить к нему оптимальный маршрут.
  • Резервирование. Интерактивная карта офиса отображает состояние переговорных и рабочих мест в реальном времени (зеленый — свободно, красный — занято). Это облегчает поиск и резервирование свободного места.
  • Оптимизация офисного пространства. Система может собирать статистику по занятости помещений, интенсивности использования тех или иных функциональных зон, определять «мертвые» или перегруженные области офиса и формировать отчет в нужной форме: таблица, тепловая карта, график и т. д.

Умные настройки приватности

Чтобы система внутренней навигации не вызывала у сотрудников компании негативной реакции и чувства слежки за ними, они могут воспользоваться дополнительными настройками:

  • Анонимность. Сотрудники могут включать режим анонимности, при котором их личные данные не будут передаваться в систему. Это позволяет анализировать общие показатели для сбора статистики, не нарушая приватности отдельных сотрудников.
  • Невидимые зоны. Некоторые зоны офиса можно определять как зоны-невидимки. Когда сотрудники будут в них попадать, их местоположение автоматически перестанет отображаться в системе. К таким зонам можно относить уборные комнаты, зоны отдыха и другие.
  • Режим невидимки. В случае, когда сотрудник не хочет делиться своим местоположением, он всегда может выбрать режим невидимки, установленный в приложении по умолчанию.